工作交流也好，書信往來也罷，各種各樣的溝通工具滿天飛。

那弱弱的問一下，你用電子郵箱嗎?

這麼巧，你也用啊，那咱來聊聊處理郵件的某些正確方式吧。

也許我們會遇到這樣的情形：打開電腦，滿載的電子郵箱讓我們頗為頭疼，有些日子沒整理郵件，郵箱裡塞滿了來自各界的來信，一想到需要清理它們，實在是鬱悶又煩惱，怎麼辦？

別急，讓我們騰出一些時間，動起手來處理掉以下這5種郵件 ：

【1】

例如讀者來信，老友敘舊的信，對於那些有些絮絮叨叨又顯得沒有重點的郵件，我們可以先建立一份針對性的文件夾，如果現時沒能來得及處理，就把它們放進去。

擇時再找個下午茶時光，用心回復這些長篇大論。

【2】

看到萬惡的廣告實在有些傷腦筋，那些跟我們沒有直接關係但偏偏要轉發到我們郵箱的郵件，還猶豫什麼，不喜歡就刪了吧。

【3】

對於跟我們有間接關係，但不確定要如何回復的郵件，別糾結，如果看起來蠻重要的，請先放在專門的文件夾，待有靈感時再回復。

如果不是非常重要的利害間接關係，請果斷刪之，因為在我們想著怎麼回復的過程中，郵件雖還在，可時光一去不復返吶。

【4】

面對沒有明確表示要讓我們做什麼的郵件，如果對方是有想法、有目的要告知你一些事情，是不會發一份沒有意義、沒有誠意的郵件讓你消耗不少時間去思索，郵件可不是解謎遊戲。

【5】

對方希望你馬上去執行的事寫成了郵件發給了你，明明可以用類似微信這樣的即時溝通工具，卻偏偏用郵件，對於這類不適合用電子郵件而適合採用直接溝通的交流方式來傳遞內容的郵件，建議：採用即時溝通工具回復。

然後大手一揮，刪！

高效地利用電子郵件，可以給我們節省大量時間。

既然整理是針對對方發郵件所做的處理，那當我們成為「對方」的時候，在發郵件應該注意些什麼？

【1】

如果沒什麼明確主題、明確目的以及明確事務，不要浪費自己的時間發郵件，減少發郵件的數量就不會浪費對方看郵件的時間。

【2】

區分好不同人士的不同需求，再相應的發郵件，一封可有可無的郵件可能會引起他人的反感。

【3】

儘管感謝是屬於禮貌，但想像一下對方在辦事時收到一封感謝性質的郵件，叮噹的提醒鈴聲只是謝謝而已，內心感動，溫暖一笑，然而卻被擾亂了做事的思路。這是打擾，不是禮貌。

【4】

郵件要麼不寫，要寫就寫得想法全面，寫得詳細完整，郵件不是讓收信人猜心，特別是職場上的對方。

反過來，當我們收到郵件時，怎麼進行高效的處理?

學會領會電子郵件傳給我們的信息以及做好回復也是我們在郵場上的必修課。

對方發給我們是屬於轉發還是直發，查看郵件有沒有通過第三方間接發送？郵件信息跟你是否相關?郵件內容主旨是否清晰? 最後，發件人是否在郵件中表達期望你答覆的意願？

【1】

如果郵件信息內容模稜兩可、模糊不清，發件人所述沒有一句話在主題上，而且郵件內容用詞虛浮，讓人混淆，不明其意，對此可以無需理會。

【2】

如果郵件內容跟我們的需求或者任務職責沒有對位掛鉤，對此可以無需理會。

【3】

如果有一些信息已經被重複發送過很多次，還繼續被發送到你這裡，或者是來歷不明的抄送信息，對此可以無需理會。

【4】

既然已經把問題解決了，還發郵件過來詢問進展，對此可以無需理會。

以上這些目的不明確的郵件會讓你浪費大量的時間。

既然我們處理好收到的郵件，接下來應該好好回復人家。

最重要的一點，在我們處理郵件的過程當中，要用認真甚至用心的積極態度來面對我們需要回復的郵件們。

理性客觀地分析發件人所述內容，根據自己的想法和情況，對郵件進行評估和評判，調整好自己回復的定位和思路，再清晰地進行回應。

感性因素是我們回復工作郵件過程中應該儘量避免的，不要在情緒化的時候對郵件進行回復，如果帶來不良後果，請您自己吞下後悔的果實。

閱讀完一封郵件，可以將已經閱讀但沒有解決的郵件單獨建立一個郵件文件夾，這就好比將準備要付但還沒有付的信用卡帳單收集起來，一筆一筆解決。

給尚未處理的郵件創建一個文件夾，養成這樣的習慣將讓我們受益匪淺。

但是郵件不比微信，沒有那麼強大的即時性，雖然有設置提醒，但也許會因為忙於其他事情而忘了馬上做郵件回復。

即刻回復對方自己已經收到，往往是不可或缺的，這是對發件人的尊重。

據說對於一些比較緊急、關鍵的郵件，最理想的回覆時間就是在2個小時之內。

而對於一些沒那麼緊急的郵件，我們可以統一集中在某一個時間段內處理。

那我們在寫郵件的時候應該注意些什麼？

請銘記「兩個中心，一個基本點」：

有禮貌，有條理，講重點。

正文請直接表明意圖，結尾請用禮貌性的結束語。

最後再發送之前請注意檢查，而且一定要做好查漏補缺，做好詳細的檢查再發送。

至於郵件怎麼寫，請按您的思路來發揮自己的文采，寫信還需寄信人，寫的時候別扯些沒用的就好。請相信自己值得信賴的寫作水平。

再 講 兩 句

郵件內容從問候語開始是非常重要的，例如「Hi，Mr. ××」，或者「你好，××先生」等。根據你跟收件人的親近關係，儘可能使用對方的姓氏，而不是直呼其名。不要貿然稱人「小×」。如果知曉對方的職務，以職稱為後綴。

——摘自《Email這樣寫，誰都會贊 》

我們在收到郵件時會想想這信件會為我提供什麼，那麼請學會換位思考，站在對方立場考慮來寫一條標題。如果是工作郵件，可以加入公司名稱或自己的姓名。

標題不要囉嗦，儘量簡短，不要在標題中直接使用收件人的姓名。

每一篇文章都會有標題，每一本書都會有標題，郵件不是詩，無題會讓收件人再看到郵件的時候一臉懵逼，繼而把你的郵件拋棄。

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